Conoce más funcionalidades de la Gestión de Documentos: Las Bibliotecas

Queremos que saquéis el máximo partido a todas las funcionalidades de la plataforma por eso tal vez os resulte muy útil saber que dentro de los Documentos podéis crear un espacio privado e independiente, en donde poder compartir únicamente con algunos de los usuarios que forman parte del Equipo o de un Área de trabajo.  De manera muy sencilla ….. ¡crea una Biblioteca!

¿Qué son las Bibliotecas en iO?

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Son apartados opcionales dentro de Documentos que pueden tener permisos diferentes a  los documentos generales del sitio. Es decir, permiten contener documentos o archivos que están restringidos a un subconjunto de los usuarios del área.

Además, a los diferentes usuarios, se les puede conceder un permiso específico para dicha Biblioteca y será totalmente independiente de los que ya tenga asignados como usuario dentro de la aplicación de Documentos.

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Las bibliotecas no están disponibles en Mis Cosas, dado que el acceso es privado al usuario. Pero si tienes esta opción tanto en la aplicación de Documentos del Equipo, como en las Áreas de Trabajo.

¿Cómo se crea una Biblioteca?

Existe un botón adicional denominado “Nueva Biblioteca” (como puedes ver en la imagen superior) que será visible a los usuarios con permiso Total y administradores del Equipo o Área de Trabajo.

Una vez definida una o varias biblioteca dentro de un área, ¿Qué implica en el uso al usuario ?

* El usuario sólo visualizará las bibliotecas en el árbol izquierdo si tiene como mínimo permiso para ello.

* Dentro de una biblioteca regirán los permisos del usuario en la misma en lo relativo a ver, crear, etc. Es decir, se “superponen” a los que ya tenga concedidos para la aplicación de Documentos (del Equipo, o de las Áreas de Trabajo).

* Las bibliotecas se cargarán después (debajo) de la parte normal “Archivos del área”.

* Los acciones producidas relativas a las bibliotecas solo se agregarán al Timeline de los usuarios que tienen permiso al menos de lectura, es decir, que existen dentro.

¿Dónde e implementan?

Las bibliotecas de acceso limitado se implementan dentro de la gestión documental lógicamente. Solo se pueden a primer nivel, es decir, al mismo nivel que el actualmente nombrado “Archivos del Área”, y en ningún caso se contemplan bibliotecas unas dentro de otras ni nada por el estilo.

¡Esperamos que os resulte de gran utilidad! Seguiremos informando de  más funcionalidades que están a tu disposición en las distintas aplicaciones de la plataforma.

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